Jeszcze kilkanaście lat temu praktycznie żadna firma nie wyobrażała sobie możliwości rezygnacji z dokumentów papierowych. Stanowiły one jeden z nieodłącznych atrybutów ich działalności, bez którego niemożliwe byłoby funkcjonowanie. Dziś coraz więcej świadomych przedsiębiorstw rozważa całkowitą rezygnację z dokumentacji analogowej i likwidację fizycznego archiwum. Jest to możliwe zrealizowania dzięki prężnemu rozwojowi koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów oraz powszechnej dostępności coraz bardziej innowacyjnych systemów zarządzania dokumentami (DMS).
Elektroniczny obieg dokumentów kontra dokumenty papierowe
Mimo tego, że koncepcja elektronicznego obiegu dokumentów pojawiła się wiele lat temu, wzrost jej popularności obserwujemy szczególnie w ostatnim dziesięcioleciu. To właśnie po 2010 r. wiele firm zdecydowało się na stopniowe przechodzenie z pracy z dokumentami papierowymi na ich elektroniczne, cyfrowe odpowiedniki.
Wynika to z bardzo prostego powodu – praca w oparciu o dokumenty elektroniczne jest znacznie szybsza, wydajniejsza oraz mniej obarczona ryzykiem błędów niż pozostanie przy dokumentach papierowych. Spory wkład we wzrost popularności elektronicznego obiegu dokumentów miały także coraz bardziej rygorystyczne przepisy o ochronie danych osobowych, których często nie sposób zastosować w stosunku do dokumentów przechowywanych na tradycyjnym nośniku.
Elektroniczny obieg dokumentów zakłada digitalizację, czyli przekształcenie z postaci analogowej (papierowej) do formy elektronicznej (cyfrowej) firmowych dokumentów. Zamiast w fizycznym, znajdującym się na terenie firmy archiwum, zdigitalizowane dokumenty są przechowywane w cyfrowym archiwum, które „mieści się” w chmurze lub na serwerach firmy. Praca z dokumentami jest natomiast możliwa dzięki wdrożeniu do ekosystemu informatycznego przedsiębiorstwa specjalnego, przeznaczonego do tego celu oprogramowania – jest nim system zarządzania dokumentami (DMS).
Dlaczego opłaca się przejść na elektroniczny obieg dokumentów?
Rezygnacja z dokumentów papierowych zapewnia wszystkim firmom liczne i bardzo do siebie zbliżone korzyści. Przede wszystkim pozwala na wyeliminowania większości kluczowych problemów związanych z pracą z dokumentami papierowymi – odgranicza praktycznie do zera ryzyko utraty ważnych pism, ich zgubienia czy zniszczenia. Pozwala ponadto na szybkie wyszukiwanie potrzebnych plików oraz ich sprawne i płynne przekazywanie pomiędzy poszczególnymi uczestnikami procesu. W efekcie, decyzje są podejmowane znacznie szybciej, co przekłada się na przyspieszenie tempa rozwoju firmy oraz budowania przewagi konkurencyjnej.
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów pracownicy zyskują znacznie więcej wolnego czasu, który mogą poświęcić pracy nad zadaniami wymagającymi ich bezpośredniego zaangażowania, kreatywności oraz uwolnienia potencjału biznesowego. Wrażliwe i poufne dokumenty są natomiast w odpowiedni sposób chronione przed dostępem osób postronnych, gdyż mogą być przeglądane, modyfikowane i udostępniane jedynie przez osoby mające odpowiednie uprawnienia. Firma może także śledzić historię zmian i dostępów do poszczególnych plików i dzięki temu sprawować lepszą kontrolę nad obiegami dokumentów.
Wreszcie, elektroniczny obieg dokumentów to także sprawdzony sposób na oszczędności. Wyeliminowanie dokumentów papierowych pozwala znacząco obniżyć koszty działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, zmniejszyć jego codzienne wydatki, a w dalszej perspektywie zainwestować uzyskane nadwyżki finansowe w rozwój firmy, działania marketingowe oraz przyszłościowe inwestycje.
Więcej informacji we wpisie: https://www.egospodarka.pl/173720,Elektroniczny-obieg-dokumentow-w-firmie-w-czym-tkwi-jego-fenomen,1,117,1.html
